sample dialogue
Operator: Hello, "The Generators Ltd", How can I help you?
Jack: This is Jack Smart. Can I have extension 567, I'd like to speak with Jane Sullivan?
Operator: Certainly, hold on a minute, I'll put you through...
Sam: Jane Sullivan's office, Sam speaking.
Jack: This is Jack Smart calling, is Ms Sullivan in?
Sam: I'm afraid she's out at the moment. Can I take a message?
Jack: Yes, could you ask her to call me at 329 5567 5488 ? I need to talk to her about the new logo, it's urgent.
Sam: Could you repeat the number please?
Jack: Yes, that's 329 5567 5488, and this is Jack Smart.
Sam: Thank you Mr Smart, I'll make sure Ms Sullivan gets this asap.
Jack: Thanks, bye.
Sam: Bye.
Operator: Hello, "The Generators Ltd", How can I help you?
Jack: This is Jack Smart. Can I have extension 567, I'd like to speak with Jane Sullivan?
Operator: Certainly, hold on a minute, I'll put you through...
Sam: Jane Sullivan's office, Sam speaking.
Jack: This is Jack Smart calling, is Ms Sullivan in?
Sam: I'm afraid she's out at the moment. Can I take a message?
Jack: Yes, could you ask her to call me at 329 5567 5488 ? I need to talk to her about the new logo, it's urgent.
Sam: Could you repeat the number please?
Jack: Yes, that's 329 5567 5488, and this is Jack Smart.
Sam: Thank you Mr Smart, I'll make sure Ms Sullivan gets this asap.
Jack: Thanks, bye.
Sam: Bye.
Telephone English - the Phrases
Useful telephone vocabulary and phrases in English
Talking English - sito della BBC (connecting, messages, wrong numbers...)
Leaving a message
Tips for getting people to slow down!
Sample business answering machine messages
Useful telephone vocabulary and phrases in English
Talking English - sito della BBC (connecting, messages, wrong numbers...)
Leaving a message
Tips for getting people to slow down!
Sample business answering machine messages
Useful Video-Lessons
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You can do some practice on UNDERSTANDING NAMES & TEL NUMBERS with the help of the following websites:
https://learnenglishteens.britishcouncil.org/skills/listening/beginner-a1-listening/spelling-names (super easy)
https://www.youtube.com/watch?v=rrjWWZud-B8 (spelling quiz - 20 names) https://www.youtube.com/watch?v=lolgNyICOcs (8 common male names) https://www.youtube.com/watch?v=7REjlQ7AsQc (8 common female names) https://www.youtube.com/watch?v=RUX9YlEbenI (tel numbers - 20 numbers) https://en.islcollective.com/video-lessons/spelling-names-practice (part of a lesson)
You can find more resources on the internet by yourself by googling "spelling people's names in English"
https://learnenglishteens.britishcouncil.org/skills/listening/beginner-a1-listening/spelling-names (super easy)
https://www.youtube.com/watch?v=rrjWWZud-B8 (spelling quiz - 20 names) https://www.youtube.com/watch?v=lolgNyICOcs (8 common male names) https://www.youtube.com/watch?v=7REjlQ7AsQc (8 common female names) https://www.youtube.com/watch?v=RUX9YlEbenI (tel numbers - 20 numbers) https://en.islcollective.com/video-lessons/spelling-names-practice (part of a lesson)
You can find more resources on the internet by yourself by googling "spelling people's names in English"
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There are a number of phrases and idioms that are only used when telephoning:
Introducing yourself
This is Ken.
Ken speaking.
Asking who is on the telephone
Excuse me, who is this?
Can I ask who is calling, please?
Asking for Someone
Can I have extension 321? (extensions are internal numbers at a company)
Could I speak to...? (Can I - more informal / May I - more formal)
Is Jack in? (informal idiom meaning: Is Jack in the office?)
Connecting Someone
I'll put you through (put through - phrasal verb meaning 'connect')
Can you hold the line?
Can you hold on a moment?
How to reply when someone is not available
I'm afraid ... is not available at the moment
The line is busy... (when the extension requested is being used)
Mr Jackson isn't in... Mr Jackson is out at the moment...
Taking a Message
Could (Can, May) I take a message?
Could (Can, May) I tell him who is calling?
Would you like to leave a message?
Introducing yourself
This is Ken.
Ken speaking.
Asking who is on the telephone
Excuse me, who is this?
Can I ask who is calling, please?
Asking for Someone
Can I have extension 321? (extensions are internal numbers at a company)
Could I speak to...? (Can I - more informal / May I - more formal)
Is Jack in? (informal idiom meaning: Is Jack in the office?)
Connecting Someone
I'll put you through (put through - phrasal verb meaning 'connect')
Can you hold the line?
Can you hold on a moment?
How to reply when someone is not available
I'm afraid ... is not available at the moment
The line is busy... (when the extension requested is being used)
Mr Jackson isn't in... Mr Jackson is out at the moment...
Taking a Message
Could (Can, May) I take a message?
Could (Can, May) I tell him who is calling?
Would you like to leave a message?
Other useful tips:
Business English Etiquette --> Don’t Answer the Office Phone with “Hey” !
Leaving a Message
Tips for Getting People to Slow Down!!
Business Answering Machine Messages
Answering-Machine TIPS: Effective Message Writing Guidelines
Business English Etiquette --> Don’t Answer the Office Phone with “Hey” !
Leaving a Message
Tips for Getting People to Slow Down!!
Business Answering Machine Messages
Answering-Machine TIPS: Effective Message Writing Guidelines
ROLE-PLAY - TRACCE PER DIALOGHI
ROLE-PLAYS: tracce per dialoghi al telefono
AT THE SCHOOL FRONT DESK - ESERCITAZIONE
Vuoi parlare con qualcuno per avere informazioni sulla scuola (vorresti iscrivere tua figlia il prossimo anno e vuoi saperne di più sui corsi, ecc.)…;
Chiami perché sei un giornalista che lavora per la rivista “Catering in Europe” e vuoi fare un’intervista a qualcuno sulla scuola (devi scrivere un articolo sulle scuole alberghiere nel nord Italia…);
Chiami per parlare con il preside (school principal / headmaster) per una questione personale…; vuoi sapere se tuo figlio oggi è venuto a scuola (o ha bigiato = played truant);
Vuoi parlare con la prof.sa (Ms) Storti per organizzare un servizio di catering per una convention di presidi (school principals / headmasters) il mese prossimo, alla presenza dell’ambasciatore inglese;
Sei il proprietario dell’albergo “Buen Ritiro” di Barcellona e vuoi parlare con il dirigente (school principal / headmaster) per un reclamo (i ragazzi della gita hanno rotto dei letti…);
Sei la fidanzata del prof. (Mr.) Pinchford e vuoi lasciargli un messaggio: le chiavi di casa sono sotto lo zerbino (under the doormat);
Chiami da un albergo di Torquay: sei il proprietario e vorresti parlare con il tutor degli stage per offrire disponibilità ad accogliere ragazzi di 18 anni nel tuo ristorante (sala e cucina) l’estate prossima.
AT THE TRAVEL AGENCY - ESERCITAZIONE
provate a sviluppare queste tracce:
Chiamata per: TRAVEL AROUND EUROPE
1. chiedere di parlare con il Booking Manager
2. chiedere di parlare con Peter Sloane / Macey Gray….
3. chiedere informazioni sui pacchetti vacanze alle Maldive
4. chiedere di poter ricevere per posta il catalogo sulle vacanze invernali in Europa
Possibili reazioni/risposte:
1. passare la persona (dire di attendere in linea) – verificare di aver annotato il nome
2. passare la persona (dire di attendere in linea) – la linea è chiedere occupata;di lasciare un messaggio
3. passare la persona (dire di attendere in linea) – la linea è occupata; chiedere di lasciare il numero di tel per essere richiamato/a
4. passare la persona (dire di attendere in linea) – non risponde nessuno; chiedere di richiamare più tardi
5. dire che il numero è sbagliato e verificare il numero corretto: es. 0039 321 5684432
6. dire che la persona cercata lavora in un altro ufficio; passargliele e dire il numero diretto corretto
7. chiedete su cosa / dite che mandate info via email e chiedete l’indirizzo email
8. dite che tutti i cataloghi sono scaricabili dal sito della vostra agenzia (www. travelaroundeurope.com)
ROLE-PLAYS: tracce per dialoghi al telefono
AT THE SCHOOL FRONT DESK - ESERCITAZIONE
Vuoi parlare con qualcuno per avere informazioni sulla scuola (vorresti iscrivere tua figlia il prossimo anno e vuoi saperne di più sui corsi, ecc.)…;
Chiami perché sei un giornalista che lavora per la rivista “Catering in Europe” e vuoi fare un’intervista a qualcuno sulla scuola (devi scrivere un articolo sulle scuole alberghiere nel nord Italia…);
Chiami per parlare con il preside (school principal / headmaster) per una questione personale…; vuoi sapere se tuo figlio oggi è venuto a scuola (o ha bigiato = played truant);
Vuoi parlare con la prof.sa (Ms) Storti per organizzare un servizio di catering per una convention di presidi (school principals / headmasters) il mese prossimo, alla presenza dell’ambasciatore inglese;
Sei il proprietario dell’albergo “Buen Ritiro” di Barcellona e vuoi parlare con il dirigente (school principal / headmaster) per un reclamo (i ragazzi della gita hanno rotto dei letti…);
Sei la fidanzata del prof. (Mr.) Pinchford e vuoi lasciargli un messaggio: le chiavi di casa sono sotto lo zerbino (under the doormat);
Chiami da un albergo di Torquay: sei il proprietario e vorresti parlare con il tutor degli stage per offrire disponibilità ad accogliere ragazzi di 18 anni nel tuo ristorante (sala e cucina) l’estate prossima.
AT THE TRAVEL AGENCY - ESERCITAZIONE
provate a sviluppare queste tracce:
Chiamata per: TRAVEL AROUND EUROPE
1. chiedere di parlare con il Booking Manager
2. chiedere di parlare con Peter Sloane / Macey Gray….
3. chiedere informazioni sui pacchetti vacanze alle Maldive
4. chiedere di poter ricevere per posta il catalogo sulle vacanze invernali in Europa
Possibili reazioni/risposte:
1. passare la persona (dire di attendere in linea) – verificare di aver annotato il nome
2. passare la persona (dire di attendere in linea) – la linea è chiedere occupata;di lasciare un messaggio
3. passare la persona (dire di attendere in linea) – la linea è occupata; chiedere di lasciare il numero di tel per essere richiamato/a
4. passare la persona (dire di attendere in linea) – non risponde nessuno; chiedere di richiamare più tardi
5. dire che il numero è sbagliato e verificare il numero corretto: es. 0039 321 5684432
6. dire che la persona cercata lavora in un altro ufficio; passargliele e dire il numero diretto corretto
7. chiedete su cosa / dite che mandate info via email e chiedete l’indirizzo email
8. dite che tutti i cataloghi sono scaricabili dal sito della vostra agenzia (www. travelaroundeurope.com)